ধাপে ধাপে
- অর্ডার (Orders) > বিক্রয় আদেশ থেকে চালান (Sales Order to Invoice) খুলুন, অথবা বিক্রয় আদেশ তালিকা (Sales Order List)-এর সারিতে পদক্ষেপ (Action) > বিক্রয় আদেশ থেকে চালান (Sales Order To Invoice) চাপুন।
- অর্ডার আইডি (Order ID) ঘরে অর্ডার নম্বর লিখে তালিকা থেকে অর্ডারটি বেছে নিন। গ্রাহক এবং যত পণ্য দেওয়া বাকি সব টেবিলে চলে আসবে, অর্ডারের দাম, ছাড় ও কর সহ।
- কোনো লাইন বদলাতে অর্ডারকৃত পণ্য নির্বাচন করুন (Select Ordered Product) ঘরে তা বেছে নিন বা টেবিলে লাইনটিতে ক্লিক করুন। Left Quantity ঘরে কত দেওয়া বাকি তা দেখায়। পরিমাণ সরবরাহ করুন (Deliver Quantity) ঘরে এখন যত দিচ্ছেন তা লিখুন, গুদাম থাকলে স্টক অবস্থান (Stock Location) বেছে নিন, সিরিয়ালের পণ্যে Serial/IMEI No. দিন এবং যোগ করুন (Add) চাপুন।
- যে লাইন এখন দিচ্ছেন না তা মুছে ফেলার আইকন দিয়ে সরিয়ে দিন।
- তারিখ (Date), বিক্রয় অ্যাকাউন্ট (Sales Account), রেফারেন্স (Reference) ও বিক্রয় প্রতিনিধি (Sales Rep.) দেখে নিন। টেবিলের নিচে প্রয়োজন হলে শিপমেন্টের তথ্য ও নোট দিন।
- ডান পাশে বিক্রয় ছাড় (Sale Discount), বিক্রয় কর (Sale Tax), ফি (Fees) ও শিপমেন্ট চার্জ (Shipment Charge) দেখে নিন। মোট চালানের পরিমাণ (Total Invoice Amt.) হলো বিলের মোট টাকা।
- এখন যত টাকা নিচ্ছেন তা প্রাপ্ত পরিমাণ (Received Amt., F4) ঘরে লিখুন, তারপর অর্থপ্রদানের পদ্ধতি (Payment Method) ও ডেবিট অ্যাকাউন্ট (Debit A/c) বেছে নিন। যে টাকা নেওয়া হয়নি তা গ্রাহকের বাকি হিসেবে থাকবে।
- গ্রাহককে ইনভয়েস ইমেলে পাঠাতে ইমেল পাঠান (Send Email) হ্যাঁ (Yes) করুন। সেভ করে প্রিন্ট করতে চূড়ান্ত ও মুদ্রণ (Final & Print, F9), শুধু সেভ করতে চূড়ান্ত (Final, F8) চাপুন।
জেনে রাখুন
- শুধু নিজের দোকানের যেসব অর্ডার এখনো অর্ডার অবস্থায় আছে সেগুলোই খোঁজা যায়। অর্ডার আইডি ঘরে ক্লিক করলে লোড করা অর্ডার মুছে যায়।
- বিক্রয় অ্যাকাউন্ট ও ডেবিট অ্যাকাউন্ট আবশ্যক।
- পরিমাণ স্টকের চেয়ে বেশি হলে এবং "Allow Over Stock Selling" সেটিং বন্ধ থাকলে লাইনটি যোগ হয় না।
- সেভ করলে স্টক কমে, গ্রাহকের লেজার আপডেট হয় এবং নেওয়া টাকার রসিদ তৈরি হয়। ইনভয়েসটি বিক্রয় (Sales) > বিক্রয় পরিচালনা করুন (Manage Sales)-এ দেখা যায়।
- সেভের পরে অর্ডারের ডেলিভারিকৃত পরিমাণ ও Left Qty বদলায় এবং ডেলিভারি স্ট্যাটাস Partial বা Completed হয়। বাকি অংশ পরে একইভাবে বিল করুন।
- অর্ডারে নেওয়া অগ্রিম আগেই গ্রাহকের ব্যালেন্সে আছে; বর্তমান ব্যালেন্স (Curr. Balance) ঘরে এই ইনভয়েসের পরের ব্যালেন্স দেখায়।