ধাপে ধাপে
- সাবস্ক্রিপশন (Subscriptions) > সদস্যরা (Members) (বা যোগাযোগ > গ্রাহকরা) খুলে ব্যক্তির পদক্ষেপ (Action) > সাবস্ক্রিপশন যোগ করুন (Add Subscription) চাপুন। গ্রাহক (Customer) বসানো থাকে এবং Closing Bal. ঘরে ব্যালেন্স দেখায়।
- তারিখ (Date) দেখে নিন, দরকার হলে রেফারেন্স (Reference) দিন, আর বিক্রয় অ্যাকাউন্ট (Sales Account) ও মূল্য গোষ্ঠী (Price Group) যেমন আছে রাখুন।
- প্যাকেজ (Package) ঘরে প্যাকেজ বেছে নিন; তার দাম ও কর বসে যায়। Regular Package-এ পরিমাণ 1 ধরা হয়; Duration Package হলে পণ্য অনুসন্ধান করুন (Search Product) ঘরে পণ্যটি খুঁজুন।
- পণ্য বিক্রি করতে (আলাদা বা প্যাকেজের সাথে) পণ্য অনুসন্ধান করুন ঘরে নাম বা কোড লিখুন। দরকার হলে পরিমাণ (Quantity), একক মূল্য (Unit Price), ছাড় (Discount) ও ইউনিট কর (Unit Tax) ঠিক করুন।
- বিলের ধরন (Bill Type) বেছে নিন: একবার (One Time) মানে একবারই বিল, Recurring মানে প্রতি মেয়াদ শেষের কাছাকাছি আবার বিল। লাইনটি টেবিলে নিতে যোগ করুন (Add) চাপুন; আরও লাইনের জন্য একইভাবে করুন।
- ডান পাশে দরকার হলে বিক্রয় ছাড় (Sale Discount), বিক্রয় কর (Sale Tax), Installation Fees বা শিপমেন্ট চার্জ (Shipment Charge) দিন। মোট চালানের পরিমাণ (Total Invoice Amt.) হলো বিলের মোট টাকা।
- এখন যত টাকা নিচ্ছেন তা প্রাপ্ত পরিমাণ (Received Amt.) ঘরে লিখুন, তারপর অর্থপ্রদানের পদ্ধতি (Payment Method) ও ডেবিট অ্যাকাউন্ট (Debit A/c) বেছে নিন। যে টাকা নেওয়া হয়নি তা গ্রাহকের বাকি হিসেবে থাকবে।
- সেভ করে প্রিন্ট করতে চূড়ান্ত ও মুদ্রণ (Final & Print), শুধু সেভ করতে চূড়ান্ত (Final) চাপুন। নগদ (Cash) পুরো বিলের টাকা নিয়ে সেভ করে। বিভক্ত পেমেন্ট (Split Payment) দিয়ে একাধিক পদ্ধতিতে টাকা নেওয়া যায়।
জেনে রাখুন
- প্রতিটি লাইনে একটি পণ্য বা একটি প্যাকেজ লাগবে। শুধু সক্রিয় প্যাকেজ তালিকায় আসে।
- Recurring শুধু প্যাকেজ সহ লাইনে কাজ করে: এমন লাইনের আবার বিল নিজে থেকেই হয় (দিন ঠিক করা হয় সাবস্ক্রিপশন > সেটিংস থেকে)। বন্ধ করতে সাবস্ক্রিপশন > রিকারিং সাবস্ক্রিপশন (Recurring Subscriptions) ব্যবহার করুন।
- টেবিলের কোনো লাইনে ক্লিক করলে সেটি এন্ট্রি লাইনে ফিরে আসে; বদলে আপডেট (Update) চাপুন। ময়লার ঝুড়ির চিহ্ন লাইনটি মুছে দেয়।
- উপরের এসএমএস পাঠান (Send Sms) ও ইমেল পাঠান (Send Email) চালু থাকলে সেভের পর গ্রাহকের ফোন বা ইমেলে ইনভয়েস যায়, যদি তা সেভ করা থাকে।
- সেভ করলে পণ্যের স্টক কমে, গ্রাহকের লেজার আপডেট হয় এবং নেওয়া টাকার রসিদ তৈরি হয়।
- পরিমাণ স্টকের চেয়ে বেশি হলে এবং "Allow Over Stock Selling" সেটিং বন্ধ থাকলে লাইনটি যোগ হয় না।
- উপরের চালান সীমা (Invoice Limit) দেখায় আপনার প্ল্যানে এই মাসে কয়টি ইনভয়েস করা যায়।