ধাপে ধাপে
- এইচআরএম (HRM) > অগ্রিম বেতন (Advance Salaries) খুলুন।
- নতুন (New) চাপুন। কর্মচারী (Employee) নির্বাচন করুন (নিচে তার বেতন দেখাবে), তারিখ (Date) ও Advance Amount দিন, আর প্রতি বেতন থেকে যত টাকা কাটবেন তা Monthly Recovery ঘরে লিখুন।
- Salary Expense A/c, Paid From (Cash/Bank) অ্যাকাউন্ট ও প্রকার/পদ্ধতি (Type/Method) বেছে নিন; প্রয়োজনে লেনদেন নং (Transaction No), চেক নং (Cheque No) বা দ্রষ্টব্য (Note) দিয়ে সংরক্ষণ করুন (Save) চাপুন।
- ফিল্টার বিকল্পগুলি (Filter Options) চেপে কর্মচারী, অবস্থা (Status: চলছে বা সেটেল হয়েছে), তারিখ থেকে (From Date) ও তারিখ পর্যন্ত (To Date) দিয়ে (সব দোকান দেখার অনুমতি থাকলে ব্যবসা দিয়েও) ফিল্টার (Filter) করুন।
- কলামে তারিখ, ভাউচার নং (Voucher No), কর্মচারী, বিভাগ, পরিশোধ করা হয়েছে (Paid From), অবস্থা, Monthly Recovery, Advance Amount, আদায়কৃত (Recovered) ও বাকি (Due) দেখায়; শেষ সারিতে মোট টাকা দেখায়।
- সারির পদক্ষেপ (Action) বাটনে ক্লিক করুন: দেখুন (View) আদায়ের হিসাব সহ অগ্রিম দেখায়, সম্পাদনা (Edit) তা বদলায় এবং মুছে ফেলুন (Delete) মুছে দেয়। এক্সেল (Excel), পিডিএফ (Pdf) ও প্রিন্ট (Print) দিয়ে তালিকা বের করা যায়।
জেনে রাখুন
- Monthly Recovery খালি রাখলে পুরো বাকি পরের বেতনেই কাটা হয়। এটি অগ্রিমের টাকার বেশি হতে পারে না; Recovered In ঘরে কত মাসে শোধ হবে তা দেখায়।
- অগ্রিম সংরক্ষণ করলে তা বেছে নেওয়া ক্যাশ বা ব্যাংক অ্যাকাউন্ট থেকে দেওয়া বেতনের খরচ হিসেবে লেখা হয়।
- আদায়ের টাকা বেতন তালিকা যোগ করুন (Add Payroll) পেজের Advance Salary Recovery অংশে আসে এবং সেখানে কর্তনের সাথে যোগ হয়।
- যে অগ্রিম কোনো বেতনে আদায় হয়েছে তা মুছে ফেলা যায় না। আগে সেই বেতন থেকে আদায়টি সরান।
- ইতিমধ্যে আদায় হওয়া টাকার চেয়ে অগ্রিমের টাকা কমানো যায় না।
- কোনো আদায় না হলে অবস্থা চলছে (Running), কিছু আদায় হলে Recovering, আর কিছু বাকি না থাকলে সেটেল হয়েছে (Settled) দেখায়।