ধাপে ধাপে
- অর্ডার (Orders) > ক্রয় আদেশ থেকে চালান (Purchase Order to Invoice) খুলুন, অথবা ক্রয় আদেশ তালিকা (Purchase Order List)-এর সারিতে পদক্ষেপ (Action) > ক্রয় চালানের জন্য পি/ও (P/o To Purchase Invoice) চাপুন।
- পি/ও আইডি (P/o ID) ঘরে ক্রয় আদেশের নম্বর লিখে তালিকা থেকে বেছে নিন। সরবরাহকারী এবং অর্ডারের পণ্যগুলো টেবিলে চলে আসবে, প্রাপ্ত পরিমাণ 0 হিসেবে।
- যে গুদামে পণ্য উঠবে সেই গুদাম (Warehouse) বেছে নিন (দোকানে উঠলে খালি রাখুন), এবং সরবরাহকারীর বিল বা চালানের নম্বর রেফারেন্স (Reference) ও চালান নং (Challan No) ঘরে লিখুন। তারিখ (Date), Pay-Term ও ক্রয় অ্যাকাউন্ট (Purchase A/c) দেখে নিন।
- টেবিলে একটি পণ্যে ক্লিক করুন। অপেক্ষাধীন পরিমাণ (Pending Quantity) ঘরে কত আসা বাকি তা দেখায়। প্রাপ্ত পরিমাণ (Receive Quantity) লিখুন, একক খরচ (Unit Cost), ছাড় (Discount) ও ইউনিট কর (Unit Tax) দেখে নিন, আর পণ্যের প্রয়োজন হলে ব্যাচ নম্বর এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ (Batch No & Expire Date), লট নম্বর (Lot Number) বা Serial/IMEI No. দিন। যোগ করুন (Add) চাপুন।
- যত পণ্য এসেছে তার প্রতিটির জন্য একইভাবে করুন।
- টেবিলের নিচে ক্রয় ছাড় (Purchase Discount), ক্রয় কর (Purchase Tax), শিপমেন্ট চার্জ (Shipment Charge) ও নোট দিন। মোট চালানের পরিমাণ (Total Invoice Amount) সরবরাহকারীর বিলের সাথে মিলতে হবে।
- এখন যত টাকা দিচ্ছেন তা প্রদেয় পরিমাণ (Paying Amount, F4) ঘরে লিখুন, তারপর অর্থপ্রদানের পদ্ধতি (Payment Method) ও ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট (Credit A/c) বেছে নিন। বাকি টাকা সরবরাহকারীর পাওনা থাকবে।
- সেভ করে প্রিন্ট করতে সংরক্ষণ ও মুদ্রণ করুন (Save & Print, F9), শুধু সেভ করতে সংরক্ষণ করুন (Save, F8) চাপুন।
জেনে রাখুন
- অর্থপ্রদানের পদ্ধতি, ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট ও ক্রয় অ্যাকাউন্ট আবশ্যক, এবং মোট প্রাপ্ত পরিমাণ 0 হতে পারবে না।
- ইনভয়েস আইডি (Invoice ID) খালি রাখা যায়; তখন সফটওয়্যার নিজেই ক্রয় ইনভয়েসের নম্বর তৈরি করে।
- সেভ করলে প্রাপ্ত পরিমাণ গুদাম বা দোকানের স্টকে যোগ হয়, একক খরচ পণ্যের খরচ হয়ে যায় এবং সরবরাহকারীর লেজার আপডেট হয়। লাভ (%) এবং বিক্রয় মূল্য (Profit(%) & Selling Price) দেখা গেলে সেখানে দেওয়া বিক্রয় মূল্য পণ্যে সেভ হয়।
- সেভের পরে অর্ডারের প্রাপ্ত পরিমাণ ও অপেক্ষাধীন পরিমাণ বদলায় এবং প্রাপ্তির অবস্থা (Receiving Status) Partial বা Completed হয়। বাকি পণ্য পরে একইভাবে গ্রহণ করুন।
- শুধু নিজের দোকানের ক্রয় আদেশ খোঁজা যায়। নতুন ক্রয়টি ক্রয় (Purchases) মেনুতে দেখা যায়।