ধাপে ধাপে
- অর্ডার (Orders) > বিক্রয় অর্ডার যোগ করুন (Add Sales Order) খুলুন।
- গ্রাহক (Customer) নির্বাচন করুন; পাশের + চাপলে নতুন গ্রাহক যোগ করা যায়। Closing Bal. ঘরে গ্রাহকের আগের ব্যালেন্স দেখাবে। প্রয়োজন হলে বিক্রয় প্রতিনিধি (Sales Rep.) বেছে নিন।
- তারিখ (Date), বিক্রয় অ্যাকাউন্ট (Sales Account) ও মূল্য গোষ্ঠী (Price Group) দেখে নিন। গ্রাহকের অর্ডার নম্বর রেফারেন্স (Reference) ঘরে লিখুন।
- পণ্য অনুসন্ধান করুন (Search Product) ঘরে পণ্যের নাম বা কোড লিখুন, অথবা বারকোড স্ক্যান করুন। পরিমাণ (Quantity) ও ইউনিট (Unit) দিন, প্রয়োজন হলে একক মূল্য (Unit Price), ছাড় (Discount) বা ভ্যাট/কর (Vat/Tax) ঠিক করে যোগ করুন (Add) চাপুন। প্রতিটি পণ্যের জন্য একইভাবে করুন।
- টেবিলের নিচে প্রয়োজন হলে Ship. Details, Ship. Address, Ship. Status, Delivered To ও অর্ডার নোট (Order Note) দিন।
- ডান পাশে প্রয়োজন হলে অর্ডার ডিসকাউন্ট (Order Discount), অর্ডার ট্যাক্স (Order Tax), ফি (Fees) ও শিপমেন্ট চার্জ (Shipment Charge) দিন। মোট অর্ডারকৃত পরিমাণ (Total Ordered Amt.) হলো অর্ডারের মোট মূল্য।
- গ্রাহক অগ্রিম দিলে তা প্রাপ্ত পরিমাণ (Received Amt., F4) ঘরে লিখুন, তারপর অর্থপ্রদানের পদ্ধতি (Payment Method) এবং টাকা যে অ্যাকাউন্টে যাবে সেই ডেবিট অ্যাকাউন্ট (Debit A/c) বেছে নিন। একাধিক পদ্ধতিতে অগ্রিম নিতে বিভক্ত পেমেন্ট (Split Payment) ব্যবহার করুন।
- সেভ করে প্রিন্ট করতে সংরক্ষণ ও মুদ্রণ করুন (Save & Print, F9), শুধু সেভ করতে সংরক্ষণ করুন (Save, F8) চাপুন।
জেনে রাখুন
- গ্রাহক ও তারিখ আবশ্যক, এবং পণ্যের টেবিল খালি রাখা যাবে না।
- বিক্রয় অর্ডারের জন্য তালিকাভুক্ত গ্রাহক লাগে; ওয়াক-ইন গ্রাহক বা নিষ্ক্রিয় গ্রাহকের নামে তা হয় না।
- সেভ করলে স্টক বদলায় না এবং অর্ডারের টাকা গ্রাহকের ব্যালেন্সে যোগ হয় না; তা হয় অর্ডারটি ইনভয়েস করার সময়। শুধু অগ্রিম সাথে সাথে পোস্ট হয়: রসিদ তৈরি হয় এবং টাকা গ্রাহকের হিসাবে জমা হয়।
- বর্তমান ব্যালেন্স (Curr. Balance) ঘরে অগ্রিমের পরে গ্রাহকের ব্যালেন্স দেখায়। অর্ডার আইডি (Order ID) সফটওয়্যার নিজেই তৈরি করে।
- অর্ডারের পণ্য দিতে বা বিল করতে বিক্রয় আদেশ তালিকা (Sales Order List)-এ পদক্ষেপ (Action) > বিক্রয় আদেশ থেকে চালান (Sales Order To Invoice) বা বিক্রয় অর্ডার থেকে ডেলিভারি চালান (Sales Order To Delivery Challan) ব্যবহার করুন।
- লাইনের দাম ও ছাড় শুধু সেই ব্যবহারকারী বদলাতে পারেন যার এই অনুমতি আছে।