ধাপে ধাপে
- হিসাবরক্ষণ (Accounting) > ব্যাংক রিকনসিলিয়েশন (Bank Reconciliation) খুলে নতুন রিকনসিলিয়েশন (New Reconciliation) চাপুন।
- ব্যাংক অ্যাকাউন্ট (Bank Account) বেছে নিন, স্টেটমেন্টের তারিখ (Statement Date) এবং স্টেটমেন্টে ছাপা সমাপনী ব্যালেন্স (Closing Balance) দিন (ওভারড্রন ব্যালেন্স মাইনাস দিয়ে), চাইলে দ্রষ্টব্য (Note) লিখুন।
- এন্ট্রি লোড করুন (Load Entries) চাপুন। স্টেটমেন্টের তারিখ পর্যন্ত যেসব এন্ট্রি এখনো ক্লিয়ার হয়নি সেগুলো জমা (Deposit) ও উত্তোলন (Withdrawal) সহ দেখাবে।
- স্টেটমেন্টে থাকা প্রতিটি এন্ট্রিতে টিক দিন। ক্লিয়ারের তারিখ (Cleared Date) স্টেটমেন্টের তারিখ হয়ে যায়; চাইলে ব্যাংকের দেখানো তারিখ দিন। সবগুলোতে টিক দিন (Tick All) ও সব টিক তুলে দিন (Untick All) পুরো তালিকায় কাজ করে, আর সার্চ বক্সে ভাউচার, লেখা বা টাকার অঙ্ক খোঁজা যায়।
- উপরের ঘরগুলো দেখুন: স্টেটমেন্ট ব্যালেন্স (Statement Balance), ক্লিয়ার হওয়া ব্যালেন্স (Cleared Balance), পার্থক্য (Difference), হিসাব বইয়ের ব্যালেন্স (Book Balance), ক্লিয়ার না হওয়া জমা (Deposits Not Cleared) ও ক্লিয়ার না হওয়া উত্তোলন (Withdrawals Not Cleared)।
- স্টেটমেন্ট ইমপোর্ট (Import Statement) ব্যাংক স্টেটমেন্টের CSV ফাইল পড়ে: ফাইল বেছে মিল খুঁজুন (Find Matches) চাপুন, মিলগুলো দেখে নির্বাচিত মিলগুলোতে টিক দিন (Tick Selected Matches) চাপুন।
- পরে চালিয়ে যেতে খসড়া সংরক্ষণ (Save Draft) চাপুন, আর পার্থক্য 0 হলে সম্পন্ন করুন (Complete) চাপুন।
জেনে রাখুন
- পার্থক্য (Difference) 0 না হলে সম্পন্ন করুন কাজ করে না। তখন টিক না দেওয়া এন্ট্রি খুঁজুন, অথবা ব্যাংক চার্জ ও সুদ যা এখনো হিসাবে লেখা হয়নি তা দেখুন।
- সম্পন্ন করলে টিক দেওয়া এন্ট্রিগুলো ক্লিয়ার হিসেবে লক হয়ে যায়। সম্পন্ন রিকনসিলিয়েশন বদলানো যায় না; শুধু সর্বশেষটি তালিকা থেকে বাতিল করা যায়।
- স্টেটমেন্টের তারিখ ওই অ্যাকাউন্টের সর্বশেষ সম্পন্ন রিকনসিলিয়েশনের পরের হতে হবে।
- CSV ফাইলে কলাম চেনা হয় শিরোনাম দেখে: Date, Description এবং Deposit / Withdrawal (অথবা Credit / Debit, অথবা টাকা বের হলে মাইনাস সহ একটি Amount কলাম)। ৩ দিনের মধ্যে একই অঙ্কের এন্ট্রি পেলে তা মিল ধরা হয়। ইমপোর্ট নিজে কিছু সেভ করে না।
- আগে কী ক্লিয়ার হয়েছিল তাও দেখতে এই সময়কালে আগে ক্লিয়ার হওয়া এন্ট্রি (Entries cleared earlier in this period)-তে টিক দিন।