ধাপে ধাপে
- অর্ডার (Orders) > কোটেশন তালিকা (Quotation List) খুলুন।
- ফিল্টার বিকল্পগুলি (Filter Options) চাপলে ফিল্টার দেখা যায়: গ্রাহক (Customer), তৈরি করেছেন (Created By), Sr. (বিক্রয় প্রতিনিধি), তারিখ থেকে (From Date) ও তারিখ পর্যন্ত (To Date); তারপর ফিল্টার (Filter) চাপুন। যে ব্যবহারকারী সব দোকান দেখেন তিনি ব্যবসা (Business) ফিল্টারও পান।
- নির্দিষ্ট একটি কোটেশন খুঁজতে সার্চ বক্সে লিখুন। সার্চ করলে শুধু ফিল্টারের তারিখ নয়, সব তারিখের মধ্যে খোঁজা হয়।
- বর্তমান অবস্থা (Current Status) কলামে কোটেশন (Quotation) দেখায়, আর বিক্রয় অর্ডার হয়ে গেলে Ordered দেখায়; তখন কোটেশন আইডির নিচে S/O হিসেবে অর্ডার নম্বর দেখা যায়।
- সারির পদক্ষেপ (Action) বাটনে ক্লিক করুন। দেখুন (View) কোটেশন খোলে, সেখানে কোটেশন প্রিন্ট করুন (Print Quotation) আছে; সম্পাদনা (Edit) কোটেশন বদলায়; বর্তমান অবস্থা পরিবর্তন করুন (Change Current Status) এটিকে অর্ডার (Order) করে বা আবার কোটেশনে ফেরায়; নকল (Duplicate) একই পণ্য দিয়ে নতুন কোটেশন খোলে; মুছে ফেলুন (Delete) মুছে দেয়; আর চালানের বিবরণ সম্পাদনা করুন (Edit Shipment Details) ডেলিভারির তথ্য বদলায়।
- শেষ সারিতে ফিল্টারে মেলা সব কোটেশনের মোট পরিমাণ (Total Qty) ও মোট টাকা (Total Amount) দেখায়।
- এক্সেল (Excel), পিডিএফ (Pdf) ও প্রিন্ট (Print) দিয়ে তালিকা বের করা যায়। নতুন (New, F3) চাপলে Add Quotation খোলে।
জেনে রাখুন
- তালিকা সেটিংসে ঠিক করা তারিখের সীমা নিয়ে খোলে (ফিল্টারের নিচে N.B. দেখুন)। পুরনো কোটেশন দেখতে তারিখ থেকে ও তারিখ পর্যন্ত বদলান।
- অর্ডার করা কোটেশন একটি বিক্রয় অর্ডার আইডি পায় এবং বিক্রয় আদেশ তালিকা (Sales Order List)-এও দেখা যায়; সেখান থেকে অগ্রিম নেওয়া, ডেলিভারি ও বিল করা হয়।
- অর্ডারের বিপরীতে পণ্য ডেলিভারি হয়ে গেলে (ইনভয়েস বা চালান দিয়ে) বা রসিদ থাকলে সেটিকে আর কোটেশনে ফেরানো যায় না।
- যে কোটেশনের রসিদ আছে, বা যে অর্ডারের পণ্য ইতিমধ্যে ডেলিভারি হয়েছে, তা মুছে ফেলা যায় না।
- সম্পাদনা, বর্তমান অবস্থা পরিবর্তন, নকল ও মুছে ফেলা শুধু নিজের দোকানের কোটেশনে দেখা যায় এবং এর জন্য অনুমতি লাগে।